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元數據管理

文件管理是電子檔案管理系統的核心功能,通過對檔案文件的管理,可實現對文件有序、規范、可控的管理。在文件的上傳過程中,可同時填寫文件編號、文件類別、文件名稱、發文日期、經辦人、所屬案卷、文件狀態(包括處理中、已歸檔、利用中及已丟失四種)等信息。

單獨或批量地對文件設置基于橫向分層維度的標簽,實現各個電子檔案庫的縱向分層和橫向分類的有機結合;

可通過相應的字段表單搜索到該文件的表單信息。如果該文件有對應的電子文檔,可以直接打開鏈接進行預覽查看或者下載。如果只是紙質文件,那么可以通過文件表單信息快速找到該文件所在的資料柜、案卷名稱、層級、保密設置等相關的文件信息。

聲像檔案元數據管理包含:

1) 聲像檔案基本信息的錄入(照片檔案的事由、時間、地點、人物、類型、背景、坐標、攝影者等信息,錄像檔案另含錄像片的片名、制式、解說詞等)。

2) 聲像電子檔案入庫管理(上傳、修改、刪除)、多套數據管理(原始格式、利用格式、瀏覽格式)、瀏覽權限設置管理功能。

3) 檔案曾用歷史保留,某些地段因改名或改建等引起的檔案信息變化,留有原來的檔案和最新的檔案。

4) 實現瀏覽自動疊加水印,檔案調閱時選擇性疊加水印。

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